In dit document wordt het proces van verwerking retour opdrachten en reclamaties bij CB en de berichtdefinitie van het RRAU bericht voor eigenaren beschreven.

Inhoudsopgave

Retouren bericht – RRAU bericht

Het bericht RRAU is bedoeld om retouropdrachten en reclamaties digitaal in de dienen bij CB. Indienen van een RRAU bericht is mogelijk nadat hiervoor de benodigde afspraken in de CB systemen zijn vastgelegd.

CB onderscheidt de volgende retourtypen
BES	Beschadigd ontvangen door de ontvanger, melden binnen 48 uur na factuurdatum.
MIS	Misdrukken en productiefouten (bindfouten). CB accepteert deze aanvragen altijd, ook als de boeken niet door CB geleverd zijn. De enige voorwaarde is dat de titel nog leverbaar moet zijn of het stadium ‘in afbouw’ heeft.
OUD	Oude druk, is alleen bedoeld voor school- en wetenschappelijke boeken. Aanvragen hiervoor kunnen uitsluitend via CB Online of een digitaal RRA bericht worden ingediend en worden altijd ter fiattering doorgestuurd aan de betreffende uitgever. Indien de uitgever dit retour type met RRAU bericht instuurt vervalt het principe van fiattering, deze regels worden dan behandeld als zijnde akkoord.
NBE	Niet of verkeerd door de boekhandel besteld bij CB (DUD = levering uit Centraal Depot). In geval van een DIO- of AANB levering wordt een aanvraag van dit retour type ter fiattering voorgelegd aan de uitgever. Dit retour type dient de boekhandel in te dienen binnen 10 werkdagen na factuurdatum.
ONB	Onberekend ontvangen en geen nabelasting gewenst. Doorgaans betreft het hier een verwisseling met een gefactureerd boek, dit laatste is dan manco en wordt na ontvangst van de manco melding aan de boekhandel gecrediteerd. De ONB retour wordt uiteraard niet gecrediteerd maar teruggelegd in de CB voorraad. Wanneer de boekhandel het boek wil behouden, volgt alsnog een factuur.
RVR	Commercieel recht van retour wordt verleend door de uitgever na een retour aanvraag van de boekhandel via CB Online of via het retour bericht voor afnemers. Omdat het Centraal Depot geen retour mogelijkheden biedt voor algemene boeken (uitgezonderd in geval van leveringsfouten), zal de boekhandel ook voor die leveringen een retour verzoek onder dit retour type indienen bij de uitgever. Voor de boekhandel is een levering tegen de condities van het Centraal Depot op de factuur herkenbaar aan voorwaarde DUD.
SEW	Retour regeling voor aangesloten boekhandels voor school- en wetenschappelijke boeken, geleverd tegen de voorwaarden van het Centraal Depot. (DUD) De retour termijn is 14 dagen na factuurdatum (10 werkdagen) buiten het schoolboekenseizoen. De boeken die in het schoolboekenseizoen, dat loopt van 15 juni tot 15 oktober, geleverd zijn, mogen retour aangevraagd worden tot 14 dagen na afloop van dat seizoen. De creditering vindt plaats met de korting, waarmee ook geleverd is. De retour behandelingskosten worden volgens het geldende tarief maandelijks aan de boekhandel in rekening gebracht.
FVR	Voor Facturatie Vertrouwensretour (FVR) dienen uitgever en boekhandel (eenmalig) naar CB een addendum in te sturen. Bij FVR vraagt de boekhandel om commerciële redenen retouren aan in CB Online ter beoordeling door de uitgever. Uitgever moet binnen 10 dagen reageren op FVR aanvragen, anders volgt automatische goedkeuring. Als de uitgever goedkeurt, dan vernietigt de boekhandel (na bevestiging te zien in CB Online) de boeken zelf. CB verzorgt de creditering.
VRR	Bij Vrij Recht van Retour mag de boekverkoper om commerciële redenen titels van een uitgeverij retour sturen tot een vastgesteld limiet per kalenderjaar. Uitgever en boekverkoper dienen hiervoor een afspraak met elkaar te maken en (eenmalig) naar CB een addendum in te sturen. Bij VRR hoeft de boekverkoper zijn retouren niet eerst aan te vragen in CB Online ter accordering van de uitgeverij.De boekhandel kan zelf zijn openstaande retoursaldo controleren in CB Online en zelf een retoursticker printen uit CB Vervoer. Op de retoursticker staat een ‘V’ die verwijst naar deze retourstroom. VRR-retouren moet in een aparte doos verpakt worden met deze sticker erop. Klant wordt belast voor het vervoer (zie vervoerskosten). Beoordeling en op basis daarvan creditering (mits aan voorwaarden wordt voldaan) vindt plaats na verwerking bij CB.

Accorderen van retouraanvragen

Retour aanvragen ingediend door de boekhandel van type RVR, FVR en OUD worden ter fiattering aan de uitgever aangeboden in CB Online tabblad Retouren. Als dit niet binnen 10 werkdagen geschiedt wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd, behalve als er geen leveringskorting gevonden kan worden. Indien de uitgever deze retour aanvragen digitaal via een RRAU bericht heeft ingediend vindt deze accordeerslag niet plaats, CB gaat er van uit dat de uitgever geen retour aanvragen indient welke niet akkoord zouden zijn.

Opties voor de verwerkingswijze

Voor de verwerking van RVR retouren zijn er 2 keuze mogelijkheden voor de uitgever:

Splitsen

Bij keuze splitsen beoordeelt CB alle retouren op winkelfrisheid.
Gave exemplaren worden opnieuw in de voorraad opgenomen, incourante exemplaren worden toegevoegd aan incourante voorraad.
De beoordeling op winkelfrisheid blijft arbitrair. CB biedt geen mogelijkheid retouren die niet winkelfris zijn te weigeren en terug te sturen aan de afnemer. Wel is het mogelijk om RVR retouren die niet winkelfris zijn te crediteren met een “strafkorting”. De uitgever kan zelf deze “strafkorting” bepalen en laten vastleggen bij CB. Deze korting geldt dan als opslagkorting boven op de korting die de uitgever in de aanvraag heeft aangegeven.

Ongesorteerd

Bij keuze ongesorteerd worden de retouren niet op winkelfrisheid beoordeeld en altijd toegevoegd aan de incourante voorraad.

De uitgever kan zijn voorkeur als standaard verwerkingswijze vooraf aan CB , hier kan overigens per aanvraag van worden afgeweken.

Afwijken van de standaard verwerkingswijze

Per aanvraag kan de uitgever afwijken van zijn standaard verwerkingsafspraak. Bij de beoordeling van de retouraanvraag kan per regel de gewenste verwerkingswijze worden opgegeven. De uitgever kan er ook voor kiezen om de boeken te laten vernietigen in plaats van toe te voegen aan de incourante voorraad.

Incourante voorraden

De incourante voorraad blijft slechts tijdelijk in het beheer van CB en wordt periodiek retour gezonden aan de uitgever. De uitgever geeft zelf aan wat zijn retouradres voor deze stroom is.
Incourante boeken kunnen voorkomen bij alle retour typen en kunnen in plaats van verzending ook vernietigd worden. Hiervoor wordt echter geen vernietigingsbewijs verstrekt. In de verslaglegging is te herleiden om welke boeken dat gaat.
De retour gezonden boeken van de retourtypen BES, MIS en OUD worden altijd bij de incourante voorraad gevoegd. Bij de retourtypen NBE, ONB, en SEW wordt een kwaliteitsbeoordeling gedaan en alleen niet winkelfrisse exemplaren gaan naar de incourante voorraad.
De verzending incourante voorraad wordt voorzien van een pakbon (“Verzendlijst terugzendopdrachten”). In geval van verzending naar een ander adres dan de uitgever, kan de uitgever desgewenst een kopie ontvangen.

Creditering van de retouren

Retouren voortkomend uit de retourtypen BES, NBE en SEW worden altijd gecrediteerd tegen de condities (bruto prijs en korting) van de leveringsfactuur. Retour type MIS (misdrukken/bindfouten) worden gecrediteerd met de standaard uitgeverskorting (DIO) voor de betreffende klant. Met een minimum van 40% als het A-boeken betreft, of de minimale DIO korting voor boeksoort S (schoolboek) of boeksoort W (wetenschappelijk boek).
Retour type RVR en OUD worden gecrediteerd met een korting die door de uitgever wordt opgegeven bij de fiattering (behoudens eventuele strafkorting). Als de uitgever geen creditering korting opgeeft, wordt er gecrediteerd met de door CB gekoppelde leveringskorting. Als deze niet gekoppeld kan worden, wordt de aanvraag afgewezen met als reden “uitgever gaat niet akkoord met deze aanvraag”.

Verslaglegging retouren

Uitgevers die een abonnement hebben op CB Online managementinformatie kunnen de status van de retouren per aanvraagregel in CB Online volgen.

Binnen Verslaglegging uitgever kunnen alle aangesloten uitgevers in het tabblad verkoop, sub tabblad retour, zien wat er gecrediteerd is op basis van een retour verwerking.

Voorbeeld terugkoppeling afgewezen regels

Maatwerk dienstverlening Afhalen van retourzendingen bij niet aangesloten klanten

CB biedt de uitgever de mogelijkheid om retour zendingen te laten afhalen bij klanten welke geen vaste aansluiting hebben bij de vervoerscentrale van CB, de zogenaamde niet aangesloten klanten.
Dit is geen standaard dienstverlening en wordt uitsluitend aangeboden in overleg met CB. Bij binnenkomst van het RRAU bericht wordt gecontroleerd of bij de indiener van het bericht de afspraak voor deze maatwerk dienst is vastgelegd. Als deze afspraak niet is vastgelegd of nog niet geldig is en de afhaal indicatie wordt op ‘ja’ gezet zal deze regel(s) worden afgewezen.
Het afhalen van de retouren vindt altijd plaats op dinsdag. Afhaal opdrachten ingediend tot en met woensdag worden op de eerstvolgende dinsdag bij de klant afgehaald. De uitgever dient zelf hierover een afspraak met de klant te maken. Het afhalen van deze retouren wordt uitgevoerd door de vervoerscentrale van CB. Facturatie van deze dienst vindt eens per maand plaats op de kostennota van de uitgever.

Algemene informatie FTP account

Klik hier om de algemene informatie rondom het ftp account te openen

Unable to render {include} The included page could not be found.

Digicom formaat

Het bericht is opgesteld in Digicom formaat.

Digicom

De berichten van digitale communicatie, Digicom, hebben als voornaamste kenmerk de gelaagde opbouw en de gebruikte veld identificatie (attributen). Gegevens worden gegroepeerd rondom de diverse transactiegegevens. Op deze wijze wordt de informatie in een logische combinatie gepresenteerd en worden zo min mogelijk gegevens herhaald. Verder is er sprake van een opbouw die controle op compleetheid en uniekheid van het bericht mogelijk maakt door middel van een header, footer en unieke berichtidentificatie.

Tekenset

De tekenset is ISO 8859-1.

Veld identificatie - CB-id

In de berichten worden de attributen gespecificeerd door middel van attribuut nummers (4-cijferig). Ter herkenning wordt ieder attribuutnummer (CB-id) vooraf gegaan door een #. Dit teken kan of zal op geen enkele andere wijze in het bericht worden gebruikt.

Veld met decimale scheiding

In velden met een decimale scheiding (bij valuta en korting) wordt als scheiding een punt gebruikt.

Verplicht of Optioneel

In de berichtdefinitie is aangegeven of een veld Verplicht of Optioneel is, dit wordt aangeduid door opname van een V of O in kolom V/O.

Format

In de berichtdefinitie is aangegeven wat het format van een veld is, dit wordt als volgt aangeduid:

Mogelijke waarde	Toelichting
N	Numeriek
AN	Alfanumeriek

Wie mag welke attributen/velden indienen?

De attributen/velden in de Digicom berichten kunnen door één of meerdere doelgroepen gebruikt worden. In de berichtdefinitie wordt in kolom WIE? per attribuut/veld aangegeven wie het attribuut/veld mag opnemen in het bericht. Dit wordt als volgt aangegeven:

WIE	Toelichting doelgroep
B	Boekverkoper of partij handelend namens de boekverkoper
E	Primaire eigenaar of partij handelend namens de primaire eigenaar
S	Secundaire eigenaar, betreft een boekverkoper die een deel van de voorraad van de eigenaar heeft gekocht en daarmee over het gekochte deel eigenaar is geworden
A	Alle hierboven genoemde doelgroepen

Berichttype, bestandsnaam en extensie

Berichttype

RRAU

Bestandsnaam

prefix relatie nummer

u

4-cijferige codering

datum notatie

yyyymmdd

Extensie

.rau (kleine letters)

Berichtdefinitie

Opzet van het OPDNAW bericht

Header informatie
   Partij specificatie afzender
   Partij specificatie ontvanger
     Transactiegegevens
       Bij transactie betrokken partijen afnemer
       	 Transactieregels		
Footer informatie

Headerinformatie (verplicht)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	0	E	Recordtype
0002	Bericht_type	V	AN	6	RRAU	E	Berichttype
0003	Versie_nr	V	AN	5	1106	E	Versie van het bericht
0004	Verzend_dat	V	N	8	yyyymmdd	E	Datum van verzenden
0005	Verzend_tijd	V	N	4	uu24mm	E	Tijdstip van verzenden
0006	Bericht_referentie	V	AN	14		E	Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer moet identiek zijn. Dient als controle op het compleet zijn van het bericht en ter voorkoming van dubbele verwerking van de gegevens uit het ingediende bericht. Wanneer een bericht met eenzelfde Bericht_referentie binnen een periode van 3 weken onverhoopt meerdere keren wordt ingediend zal het bericht worden afgekeurd.
0007	Acknowledgement_ind	V	N	1	1	E	Geeft aan dat er een bevestiging van ontvangst gestuurd moet worden, altijd waarde 1. Het bericht wat gestuurd wordt is een ontvangstbevestiging (.ont of .err bericht), dit bericht geeft cruciale informatie uit de syntactische controle van het geplaatste bericht en of dit in goede orde is ontvangen. Eventuele fouten uit de syntactische controle worden opgenomen in de ontvangstbevestiging.
0008	Test_ind	V	N	1	0	E	Geeft aan of het om een testbericht gaat, altijd waarde 0. Testen wordt niet op de productieomgeving gedaan.
0026	Afwijs_kd	V	N	1		E	Geeft aan of het bericht deels verwerkt mag worden of dat het hele bericht afgekeurd dient te worden als zich een fout voordoet, waarbij geldt dat: • Als de afwijscode de waarde 0 (= default) heeft, dan dient het bericht op opdracht(regel)niveau worden afgewezen, betreft recordtype 4. bij de waarde 0 geldt wel dat, als het aantal foute regels een percentage overschrijdt, de hele opdracht wordt afgekeurd. Het percentage is 1%. én bij de waarde 0 geldt ook dat, als het aantal foute opdrachten (record type 2) in een bericht een percentage overschrijdt, het hele bericht wordt afgekeurd. Het percentage is ook 1%. • Heeft de afwijscode de waarde 1, dan moet als zich minimaal 1 fout voordoet, het gehele bericht afgewezen worden.
Partijspecificatie - Bij communicatie betrokken partijen (verplicht)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	1	E	Recordtype
0009	Partij_type	V	AN	4	AFZ	E	De afzender van het bericht
0010	Partij_id	V	N	13		E	Het relatie id wat bij CB is vastgelegd
0011	Partij_id_type	V	AN	3	CB	E	Het type van de betrokken partij
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	1	E	Recordtype
0009	Partij_type	V	AN	4	ONTV	E	De ontvanger van het bericht
0010	Partij_id	V	N	13	8894126	E	Het relatie id wat bij CB is vastgelegd
0011	Partij_id_type	V	AN	3	CB	E	Het type van de betrokken partij
Retouraanvraag informatie Bij iedere opdracht is een partijspecificatie regel voor de AFNemer (boekverkoper) verplicht. Optioneel is een Afwijkend Retour Adres (ARA)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	2	E	Recordtype
0009	Partij_type	V	AN	4	AFN	E	De afnemer van de opdracht
0010	Partij_id	V	N	13		E	Het relatie id wat bij CB is vastgelegd
0011	Partij_id_type	V	AN	3	CB	E	Het type van de betrokken partij
0012	Stroom_nr	O	N	2		E	Aansturing van orderstromen naar bijvoorbeeld een ander fysiek adres of verschillende afdelingen binnen een winkel
0014	Tav_text	O	AN	42		E	Ter attentie van Wordt genegeerd indien record type 3 met partij_type ARA wordt opgegeven.
0403	Eigenaar_opdr_ref	O	AN	10		E	Referentie van de opdracht ten behoeve van de eigenaar De referentie zal worden opgenomen in UITOPD en NUITOP.
0404	Afnemer_opdr_ref	O	AN	10		E	Referentie van de opdracht ten behoeve van de afnemer De referentie zal worden opgenomen in UITOPD en NUITOP.
0532	Afhaal_opdracht_ind	O	AN	1	Mogelijke waarde	E	Indicator t.b.v. het afhalen van retourzendingen bij een niet bij de vervoerscentrale van CB aangesloten klant. Dit betreft maatwerk dienstverlening waarvoor contractafspraken bij CB vastgelegd worden.
					J		Retouropdracht dient opgehaald te worden op een afwijkend retour adres. De adresgegevens van het afwijkend retour adres worden opgenomen op recordtype 3 met Partij_type ARA.
					N		Afwijkend retour adres niet van toepassing,
0514	Toelichting_retour	O	AN	200		E	Toelichting van de indiener op de retouropdracht.
Retouradres van een afwijkend retouradres (Optioneel, betreft maatwerk dienstverlening)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	O	N	1	3	E	Recordtype
0009	Partij_type	O/V	AN	4	ARA	E	De afnemer van de opdracht
0013	Naam	O/V	AN	45		E	De naam van de klant/consument
0014	Tav_text	O	AN	42		E	Ter attentie van
0121	Straat_nm	O/V	AN	43		E	Straatnaam
0122	Huis_nr	O/V	N	6		E	Huisnummer Het huisnummer veld mag enkel cijfers bevatten, eventuele toevoegingen dienen in veld 0123 te worden opgenomen. Voorbeeld: huisnummer 20-22. veld 0122 wordt gevuld met de waarde 20. Veld 0123 wordt gevuld met de waarde -22. Bij ontvangst van de order vindt voor adressen in Nederland een controle plaats op de combinatie van postcode & huisnummer. CB hanteert de postcodetabel van PostNL (met automatische updates van Cendris). Wanneer de opgegeven combinatie van postcode & huisnummer niet voorkomt in de postcode tabel van PostNL zal de order worden afgewezen. Om vertraging in de orderstroom te voorkomen is het van belang dat de controle op postcode & huisnummer op uw website wordt gedaan
0123	Toevoeging	O	AN	10		E	0123
0124	Postcode	O/V	AN	10		E	Postcode
0125	Woonplaats	O/V	AN	10		E	Woonplaats
Retourregel informatie (verplicht)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	4	E	Recordtype
0200	EAN_artikel_kd	V	N	13		E	Het EAN of ISBN van het artikel.
0430	Exemp_aant	V	N	6		E	Aantal exemplaren
0534	Bruto_prijs	V	N	6.2		E	Bruto prijs. De opgegeven bruto prijs wordt overgenomen in de creditering aan de klant na fysiek ontvangt van de retourzending. Indien Bruto prijs gevuld dan ook veld 0535 Netto_prijs of veld 0432 Transactiekorting_pct vullen, niet beiden.
0535	Netto_prijs	V	N	6.2		E	Netto prijs. De opgegeven netto prijs wordt gebuikt om een kortingspercentage te bepalen welke wordt overgenomen in de creditering aan de klant na fysiek ontvangst van de retourzending.
0432	Transactiekorting_pct	V	N	5.2		E	Levering kortingspercentage van de opdracht. Deze wordt uitsluitend opgenomen als CB de facturering van de uitgevoerde opdracht verzorgd.
0433	Verkoop_omz_srt	O	AN	4	Mogelijke waarde	E	Verkoop Omzet Soort Gegeven ten behoeve van de verslaglegging van de uitgever, wordt standaard aan elk opdrachttype waarbij facturering zal plaatsvinden toegekend. De standaard waarde kan door de uitgever overruled worden door een eigen VOS
					AANB		Afgeleid van opdrachttype LNORM in aanbiedingsperiode (TVWC AANB)
					NORM		Afgeleid van opdrachttype LNORM
					PRES		Afgeleid van opdrachttype LPROM
							Door uitgever in opdracht opgegeven eigen VOS, bijvoorbeeld CLUB, ACTI, RECE, SPEC, VSO, enz.
0530	Boekingstype_kd	O	AN	6	Mogelijke waarde	E	Boekingstype, het opgegeven boekingstype prevaleert. Optioneel en enkel toegestaan in combinatie met retour_type_kd RVR , OUD , MIS
					CONS		Consignatie
					GEENF		Geen factuur
					KLDEP		Klantendepot
					NORM		Normaal
					VV		VV
inc
0440	Eigenaar_regel_ref			10		E	Referentie van de opdrachtregel ten behoeve van de eigenaar
0441	Afnemer_regel_ref	O	AN	10		E	Referentie van de opdrachtregel ten behoeve van de afnemer






Footerinformatie (verplicht)
CB-id	Attribuut naam	V/O	Format	Maximale veldlengte	Standaard waarde	Wie?	Toelichting
0001	Record_type	V	N	1	9	S	Recordtype
0015	Aant_detail_2	V	N	6		S	Totaal aantal regels van recordtype 2 in dit bericht
0016	Aant_detail_3	V	N	6		S	Totaal aantal regels van recordtype 3 in dit bericht
0017	Aant_detail_4	V	N	6		S	Totaal aantal regels van recordtype 4 in dit bericht
0006	Bericht_referentie	V	AN	14		S	Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer dient identiek te zijn. Dient als controle op het compleet zijn van het bericht.

Voorbeelden van een OPDNAW bericht met opdrachttype LME

Voorbeeld van OPDNAW met opdrachttype LME

#00010#0002OPDNAW#00030301#000420170105#00051521#000699324893#00071#00080#00261
#00011#0009AFZ#00107979797#0011CB
#00011#0009ONTV#00108894126#0011CB
#00012#0400LME#040120170105#040399324893#0404CB1701499
#00013#0009AFN#00108888888#0011CB#001200
#00014#02009789044535594#04301#04101#0431DIO#0434J#044000001
#00014#02009789048834143#04301#04101#0431DIO#0434J#044000002
#00014#02009789048834228#04301#04101#0431DIO#0434J#044000003
#00014#02009789067971270#04301#04101#0431DIO#0434J#044000004
#00019#00151#00161#00174#000699324893

Retouren en reclamaties indienen door eigenaren