In dit document wordt het proces van verwerking retour opdrachten en reclamaties bij CB en de berichtdefinitie van het RRA bericht voor boekverkopers beschreven.

Inhoudsopgave

Retouren bericht – RRA bericht

Het bericht RRA is bedoeld om retouropdrachten en reclamaties digitaal in de dienen bij CB. Indienen van een RRA bericht is mogelijk nadat hiervoor de benodigde afspraken in de CB systemen zijn vastgelegd.

CB onderscheidt de volgende retourtypen
BES	Beschadigd ontvangen door de ontvanger, melden binnen 48 uur na factuurdatum.
MAN	Reclamatie i.v.m. manco melding. Binnen 10 werkdagen na factuurdatum
MIS	Misdrukken en productiefouten (bindfouten). CB accepteert deze aanvragen altijd, ook als de boeken niet door CB geleverd zijn. De enige voorwaarde is dat de titel nog leverbaar moet zijn of het stadium ‘in afbouw’ heeft.
OUD	Oude druk, is alleen bedoeld voor school- en wetenschappelijke boeken. Aanvragen hiervoor kunnen uitsluitend via CB Online of een digitaal RRA bericht worden ingediend en worden altijd ter fiattering doorgestuurd aan de betreffende uitgever. Indien de uitgever dit retour type met RRAU bericht instuurt vervalt het principe van fiattering, deze regels worden dan behandeld als zijnde akkoord.
NBE	Niet of verkeerd door de boekhandel besteld bij CB (DUD = levering uit Centraal Depot). In geval van een DIO- of AANB levering wordt een aanvraag van dit retour type ter fiattering voorgelegd aan de uitgever. Dit retour type dient de boekhandel in te dienen binnen 10 werkdagen na factuurdatum.
ONB	Onberekend ontvangen en geen nabelasting gewenst. Doorgaans betreft het hier een verwisseling met een gefactureerd boek, dit laatste is dan manco en wordt na ontvangst van de manco melding aan de boekverkoper gecrediteerd. De ONB retour wordt uiteraard niet gecrediteerd maar teruggelegd in de CB voorraad. Wanneer de boekverkoper het boek wil behouden, volgt alsnog een factuur.
RAS	Retourtype waarmee voorraad die verkregen is via een administratieve levering door de secundaire eigenaar geretourneerd kan worden naar de primaire eigenaar. Deze wordt ter accordering aangeboden aan de uitgever. De retouraanvraag wordt gekoppeld aan een administratieve levering. De redenen om voorraad administratief te retourneren naar de primaire eigenaar zijn: De voorraad positie bij de secundaire eigenaar is te hoog, de secundaire eigenaar verwacht deze niet meer volledig te kunnen verkopen. Gedeeltelijk retour. De titel is niet meer opgenomen in het actieve assortiment van de secundaire eigenaar, er is nog wel voorraad bij de secundaire eigenaar. Geheel retour. De voorraadpositie van de primaire eigenaar is te laag, de secundaire eigenaar heeft echter nog voldoende voorraad. De primaire eigenaar vraagt een deel van de secundaire voorraad terug te leveren, zodat deze het drukken van een extra oplage nog kan uitstellen.
RVR	Commercieel recht van retour wordt verleend door de uitgever na een retour aanvraag van de boekhandel via CB Online of via het retour bericht voor afnemers. Omdat het Centraal Depot geen retour mogelijkheden biedt voor algemene boeken (uitgezonderd in geval van leveringsfouten), zal de boekhandel ook voor die leveringen een retour verzoek onder dit retour type indienen bij de uitgever. Voor de boekhandel is een levering tegen de condities van het Centraal Depot op de factuur herkenbaar aan voorwaarde DUD.
SEW	Retour regeling voor aangesloten boekhandels voor school- en wetenschappelijke boeken, geleverd tegen de voorwaarden van het Centraal Depot. (DUD) De retour termijn is 14 dagen na factuurdatum (10 werkdagen) buiten het schoolboekenseizoen. De boeken die in het schoolboekenseizoen, dat loopt van 15 juni tot 15 oktober, geleverd zijn, mogen retour aangevraagd worden tot 14 dagen na afloop van dat seizoen. De creditering vindt plaats met de korting, waarmee ook geleverd is. De retour behandelingskosten worden volgens het geldende tarief maandelijks aan de boekhandel in rekening gebracht.
FVR	Voor Facturatie Vertrouwensretour (FVR) dienen uitgever en boekhandel (eenmalig) naar CB een addendum in te sturen. Bij FVR vraagt de boekhandel om commerciële redenen retouren aan in CB Online ter beoordeling door de uitgever. Uitgever moet binnen 10 dagen reageren op FVR aanvragen, anders volgt automatische goedkeuring. Als de uitgever goedkeurt, dan vernietigt de boekhandel (na bevestiging te zien in CB Online) de boeken zelf. CB verzorgt de creditering.

Accorderen van retouraanvragen

Retour aanvragen ingediend door de boekhandel van type RVR, FVR en OUD worden ter fiattering aan de uitgever aangeboden in CB Online tabblad Retouren. Als dit niet binnen 10 werkdagen geschiedt wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd, behalve als er geen leveringskorting gevonden kan worden.

Creditering van de retouren

Retouren voortkomend uit de retourtypen BES, NBE en SEW worden altijd gecrediteerd tegen de condities (bruto prijs en korting) van de leveringsfactuur. Retour type MIS (misdrukken/bindfouten) worden gecrediteerd met de standaard uitgeverskorting (DIO) voor de betreffende klant. Met een minimum van 40% als het A-boeken betreft, of de minimale DIO korting voor boeksoort S (schoolboek) of boeksoort W (wetenschappelijk boek).
Retour type RVR en OUD worden gecrediteerd met een korting die door de uitgever wordt opgegeven bij de fiattering (behoudens eventuele strafkorting). Als de uitgever geen creditering korting opgeeft, wordt er gecrediteerd met de door CB gekoppelde leveringskorting. Als deze niet gekoppeld kan worden, wordt de aanvraag afgewezen met als reden “uitgever gaat niet akkoord met deze aanvraag”.

Algemene informatie FTP account

Klik hier om de algemene informatie rondom het ftp account te openen

Click here for the English version

https://userguidescb.atlassian.net/wiki/x/BQCBBQ

Bestanden worden uitgewisseld middels het FTP(S) protocol, poort 21. Versleuteling van de berichten op basis van het protocol ftp(e)s (FTP over SSL) is verplicht.
CB ondersteunt op dit moment enkel TLS 1.2, data channels zijn gelimiteerd tot poortrange 41000:42000. Om gebruik te maken van versleuteld ftp, dient de gebruikte ftp cliënt software dit wel te ondersteunen.

Webservices en websites zijn secure zodra daar vertrouwelijke gegevens over gaan.

CB stelt FTPs (SSL encryptie) 'FTP over TLS' verplicht maar staat 'Plain text FTP' nog toe. Plain text FTP' wordt in Q2-2025 definitief niet meer toegestaan.

Wanneer er gebruik gemaakt wordt van communicatie via FTP wordt er een ftp account op de ftp1.boekhuis.nl server van CB aangemaakt. Via dit account kunnen de bestanden voor CB geplaatst worden en zullen de gewenste bestanden door CB worden klaargezet. De inloggegevens worden toegestuurd na activeren van het account.

Kenmerken FTP account
/Relatie id/	Home directory
	in/	map voor bestanden van Klant naar CB	Geplaatste bestanden worden door CB direct na binnenkomst verplaatst voor syntactische controle en verdere verwerking. Na plaatsen van het bestand is het niet toegestaan om deze nog te bewerken . Van geplaatste bestanden wordt automatische een ontvangstbevestiging geplaatst in de out map
	out/	map voor bestanden van CB naar Klant	Bestanden die gedownload of geopend worden zullen automatisch van de ftp server verwijderd worden. Bestanden die niet worden opgehaald, zal CB na enige tijd verwijderen
Aanmaken van directories en sub-directories is niet toegestaan.

Naamgeving bestand bestaat uit 2 delen, gedeelte voor en na de 'punt'
voor de 'punt'	bestandsnaam
na de 'punt'	extensie
De bestandsnaam mag opgebouwd worden m.b.v. cijfers 0 t/m 9, de letters a t/m z (hoofdletters en/of kleine letters) en de speciale karakters “punt “ (.), dash (-) en underscore (_). Alle andere karakters zoals spatie, trema, &, <, >, {, } etc. zijn niet toegestaan. Voor de extensie is het gebruik van hoofdletters niet toegestaan.

Connectie met ftp server - Transfer mode
Frequentie voor inloggen op de ftp server is maximaal 1 keer per 10 minuten. Aan het eind van iedere sessie dient er uitgelogd te worden. Parallelle inlogsessies voor hetzelfde bestand zijn niet toegestaan.
Transfer mode	Voor de verbinding dient gebruik gemaakt te worden van commando PASV (passive mode)
Binair	alle bestanden met de extensies '.epub', '.jpg', '.pdf' en '.zip'
ASCII	alle overige extensies

Digicom formaat

Het bericht is opgesteld in Digicom formaat.

Digicom

De berichten van digitale communicatie, Digicom, hebben als voornaamste kenmerk de gelaagde opbouw en de gebruikte veld identificatie (attributen). Gegevens worden gegroepeerd rondom de diverse transactiegegevens. Op deze wijze wordt de informatie in een logische combinatie gepresenteerd en worden zo min mogelijk gegevens herhaald. Verder is er sprake van een opbouw die controle op compleetheid en uniekheid van het bericht mogelijk maakt door middel van een header, footer en unieke berichtidentificatie.

Tekenset

De tekenset is ISO 8859-1.

Veld identificatie - CB-id

In de berichten worden de attributen gespecificeerd door middel van attribuut nummers (4-cijferig). Ter herkenning wordt ieder attribuutnummer (CB-id) vooraf gegaan door een #. Dit teken kan of zal op geen enkele andere wijze in het bericht worden gebruikt.

Veld met decimale scheiding

In velden met een decimale scheiding (bij valuta en korting) wordt als scheiding een punt gebruikt.

Verplicht of Optioneel

In de berichtdefinitie is aangegeven of een veld Verplicht of Optioneel is, dit wordt aangeduid door opname van een V of O in kolom V/O.

Format

In de berichtdefinitie is aangegeven wat het format van een veld is, dit wordt als volgt aangeduid:

Mogelijke waarde	Toelichting
N	Numeriek
AN	Alfanumeriek

Wie mag welke attributen/velden indienen?

De attributen/velden in de Digicom berichten kunnen door één of meerdere doelgroepen gebruikt worden. In de berichtdefinitie wordt in kolom WIE? per attribuut/veld aangegeven wie het attribuut/veld mag opnemen in het bericht. Dit wordt als volgt aangegeven:

WIE	Toelichting doelgroep
B	Boekverkoper of partij handelend namens de boekverkoper
E	Primaire eigenaar of partij handelend namens de primaire eigenaar
S	Secundaire eigenaar, betreft een boekverkoper die een deel van de voorraad van de eigenaar heeft gekocht en daarmee over het gekochte deel eigenaar is geworden
A	Alle hierboven genoemde doelgroepen

Berichttype, bestandsnaam en extensie

Berichttype	RRA
Bestandsnaam	Door u zelf te bepalen, bestaande uit letters en/of cijfers
Extensie	.rra (kleine letters)

Berichtdefinitie

Opzet van het RRA bericht

Header informatie
   Partij specificatie afzender
   Partij specificatie ontvanger
     Transactieregels		
Footer informatie

Headerinformatie (verplicht)

CB-id

Attribuut naam

V/O

Format

Maximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?

Toelichting

0001

Record_type

V

N

1

0

A

Recordtype

0002

Bericht_type

V

AN

6

RRA

A

Berichttype

0003

Versie_nr

V

AN

5

301

A

Versie van het bericht

0004

Verzend_dat

V

N

8

yyyymmdd

A

Datum van verzenden

0005

Verzend_tijd

V

N

4

uu24mm

A

Tijdstip van verzenden

0006

Bericht_referentie

V

AN

14

A

Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer moet identiek zijn.
Dient als controle op het compleet zijn van het bericht en ter voorkoming van dubbele verwerking van de gegevens uit het ingediende bericht. Wanneer een bericht met eenzelfde Bericht_referentie binnen een periode van 3 weken onverhoopt meerdere keren wordt ingediend zal het bericht worden afgekeurd.

0007

Acknowledgement_ind

V

N

1

1

A

Geeft aan dat er een bevestiging van ontvangst gestuurd moet worden, altijd waarde 1. Het bericht wat gestuurd wordt is een ontvangstbevestiging (*.ont of *.err bericht), dit bericht geeft cruciale informatie uit de syntactische controle van het geplaatste bericht en of dit in goede orde is ontvangen. Eventuele fouten uit de syntactische controle worden opgenomen in de ontvangstbevestiging.

0008

Test_ind

V

N

1

0

A

Geeft aan of het om een testbericht gaat, altijd waarde 0. Testen wordt niet op de productieomgeving gedaan.

Partijspecificatie - Bij communicatie betrokken partijen (verplicht)

CB-id

Attribuut naam

V/O

Format

Maximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?

Toelichting

0001

Record_type

V

N

1

1

A

Recordtype

0009

Partij_type

V

AN

4

AFZ

A

De afzender van het bericht

0010

Partij_id

V

N

13

A

Het relatie id wat bij CB is vastgelegd

0011

Partij_id_type

V

AN

3

CB

A

Het type van de betrokken partij

CB-id

Attribuut naam

V/O

Format

Maximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?

Toelichting

0001

Record_type

V

N

1

1

A

Recordtype

0009

Partij_type

V

AN

4

ONTV

A

De ontvanger van het bericht

0010

Partij_id

V

N

13

8894126

A

Het relatie id wat bij CB is vastgelegd

0011

Partij_id_type

V

AN

3

CB

A

Het type van de betrokken partij

Retourregel informatie (verplicht)

CB-id

Attribuut naam

V/O

Format

Maximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?

Toelichting

0001

Record_type

V

N

1

2

A

Recordtype

0100

Relatie_id

V

N

7

A

Relatie-id wat bij CB is vastgelegd

0012

Stroom_nr

O

N

2

A

Aansturing van orderstromen naar bijvoorbeeld een ander fysiek adres of verschillende afdelingen binnen een winkel

0200

EAN_artikel_kd

V

N

13

A

Het EAN of ISBN van het artikel.

0260

Eigenaar_relatie_id

O

N

7

A

Het relatie id wat door CB voor de eigenaar van het artikel is vastgelegd

0441

Afnemer_regel_ref

O

AN

10

A

Referentie van de opdrachtregel ten behoeve van de afnemer

Ingeval van retouren wordt het veld als volgt gevuld:

als de retour een ingevulde afnemer-regel-referentie heeft, wordt deze gebruikt, is deze niet aanwezig dan;
wordt de afnemer-regel-referentie van de oorspronkelijke opdracht gebruikt, voorafgegaan door een N, is deze niet aanwezig dan;
R gevolgd door het door CB toegekende retouraanvraag nummer

0515

Retour_type_kd

V

AN

3

Mogelijke waarde

A

BES

Retour i.v.m. beschadigd

MAN

Reclamatie i.v.m. manco melding

MIS

Retour i.v.m. misdruk

NBE

Retour i.v.m. niet bestelde of verkeerd bestelde artikelen

ONB

Retour i.v.m. onberekend ontvangen

OUD

Retour i.v.m. melding oude druk

RAS

Retour Administratief Secundair Eigenaar

RVR

Retour i.v.m. recht van retour

SEW

Retour op S&W boek regeling

VRR

Retour i.v.m. vrij recht van retour

FVR

Retour i.v.m. vertrouwensretour

0430

Exemp_aant

V

N

6

A

Aantal exemplaren

0456

Levereenheid_kd

O/V

N

10

A

Nummer van de levereenheid (pakbon)

In het uitgevoerde opdrachten bericht (.uit) wordt terugkoppeling gedaan op orderniveau en niet op levereenheid. Hierdoor kan het voorkomen dat een levereenheid in meer dan één uitgevoerde opdrachten bericht van een dag voorkomt. Reden hiervan is dat in een levereenheid gefactureerde en niet gefactureerde artikelen kunnen zitten. Niet gefactureerde artikelen zijn meteen klaar. Gefactureerde artikelen moeten nog door het facturatieproces waardoor ze in een later uitgevoerd opdrachten bericht terecht kunnen komen.

Verplicht indien veld 0515 Retour_type_kd is gevuld met waarde

BES

,

MAN

,

NBE

en als CB Factuur nummer, veld 0452 Factuur_nr, niet bekend is

0452

Faktuur_nr

O/V

AN

9

A

Factuurnummer van de verkoopfactuur aan de afnemer waarop deze opdracht is gefactureerd

Verplicht indien veld 0515 Retour_type_kd is gevuld met waarde

BES

,

MAN

,

NBE

en als Levereenheid_kd, veld 0456 Factuur_nr, niet bekend is

0513

Tav_text_retour

O

AN

55

A

Ter attentie van ten behoeve van retour

0514

Toelichting_retour

O

AN

200

A

Toelichting van de indiener op de retouropdracht.

0516

Naleveren_ind

O

AN

1

Mogelijke waarde

A

Indicator waarmee wordt aangegeven of er een nalevering moet plaatsvinden.

J

Retourtype	Actie
BES	Wordt altijd nageleverd, ongeacht wat wordt meegegeven in de retouraanvraag
MAN	Wordt nageleverd indien meegegeven in de retouraanvraag
MIS	Wordt nageleverd indien meegegeven in de retouraanvraag
NBE	Wordt nooit nageleverd, ongeacht wat wordt meegegeven in de retouraanvraag
ONB
RAS
OUD
RVR
SEW

N

Er hoeft geen nalevering plaats te vinden.

0517

Retour_ind

O

AN

1

Mogelijke waarde

A

Retour indicator waarmee wordt aangegeven of het artikel wordt teruggestuurd.

J

Retour indicatore	Actie
BES	Retour indicator wordt altijd J(a) ongeacht wat er wordt meegegeven in het bericht
MIS
NBE
OUD
RAS
RVR
SEW
MAN	Retour indicator wordt altijd N(ee) ongeacht wat er wordt meegegeven in het bericht
ONB	Retour indicator wordt overgenomen uit het bericht, indien deze leeg is dan wordt de retour indicatie J(a)

N

Er wordt niets retour gestuurd, er zal een nabelasting plaatsvinden.

Alléén bij vertouwensretour (FVR) kan dit gevuld worden met de waarde N.

Alle andere retourtypes kennen alleen de waarde J. Wordt er wel de waarde N gevuld dat zal de combinatie velden #0516 (naleveren) en #0517 (retour_id) omgezet worden naar de default instelling: #0516 J #0517 J

0518

Afnemer_ref_kd

O

AN

10

A

Referentie ten behoeve van de afnemer

0519

Afnemer_regel_ref_kd

O

AN

10

A

Referentie op retourregelniveau ten behoeve van de afnemer

0520

Toelichting_retourregel

O

AN

200

A

Toelichting op de retour aanvraag regel

Footerinformatie (verplicht)

CB-id

Attribuut naam

V/O

Format

Maximale veldlengte

Standaard waarde

Wie?

Toelichting

0001

Record_type

V

N

1

9

A

Recordtype

0015

Aant_detail_2

V

N

6

A

Totaal aantal regels van recordtype 2 in dit bericht

0006

Bericht_referentie

V

AN

14

A

Unieke identificatie van bericht. Waarde in header en footer dient identiek te zijn.
Dient als controle op het compleet zijn van het bericht.

Voorbeeld van een RRA bericht

Voorbeeld van een RRA bericht

#00010#0002RRA#0003301#000420170221#00050931#00068385#00071#00080
#00011#0009AFZ#00107321494#0011CB
#00011#0009ONTV#00108894126#0011CB
#00012#01007321494#00120#02009781743215777#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781742208725#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215753#0515RVR#04301#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215777#0515RVR#04302#05198385
#00012#01007321494#00120#02009781743215753#0515RVR#04301#05198385
#00019#00155#00068385

Browser not supported